Politica de confidențialitate

1. Cine este operatorul datelor

Pentru întrebări privind protecția datelor sau exercitarea drepturilor, ne puteți contacta folosind datele de mai sus.

2. Cui se aplică această politică

Această politică se aplică datelor personale referitoare la:

• persoanele care solicită o ofertă sau informații despre serviciile noastre;
• reprezentanții, angajații și persoanele de contact ale clienților;
• transportatorii colaboratori, reprezentanții și personalul lor operațional;
• șoferii și persoanele de contact de la încărcare sau descărcare;
• furnizorii, partenerii și vizitatorii website-ului.

Informațiile care privesc exclusiv o persoană juridică, precum denumirea firmei, CUI-ul sau sediul social, nu sunt în sine date personale. Ele pot deveni însă asociate cu datele unei persoane fizice de contact.

3. Ce date putem prelucra

• nume, prenume, funcție și companie;
• adresă profesională de e-mail și număr de telefon;
• conținutul solicitărilor de ofertă și de parteneriat;
• informații despre servicii, flotă, traseu, marfă, încărcare și descărcare;
• date necesare pregătirii, încheierii și executării contractelor și comenzilor;
• date despre șofer, vehicul și localizare, când sunt necesare unei curse;
• date de facturare și plată asociate reprezentanților sau persoanelor de contact;
• corespondență, reclamații, incidente și documente justificative;
• date tehnice necesare securității și funcționării website-ului, precum adresa IP, tipul browserului și jurnalele tehnice furnizate de serviciile de găzduire.

Vă rugăm să nu transmiteți prin formularele publice CNP-uri, copii ale actelor de identitate, permise, date medicale sau alte informații sensibile care nu sunt necesare solicitării.

4. Scopurile și temeiurile prelucrării

5. Cum funcționează formularele website-ului

Formularele „Obțineți o ofertă” și „Devino partener” pregătesc un e-mail prin protocolul mailto:. Website-ul nu trimite automat mesajul și nu stochează în mod intenționat conținutul formularului într-o bază de date proprie.

După ce utilizatorul alege aplicația de e-mail și transmite mesajul, datele ajung în căsuța oficială EXPRESS CHARGE și sunt prelucrate pentru răspuns, evaluarea solicitării și eventualele demersuri precontractuale.

6. Cui putem transmite datele

• angajaților și colaboratorilor autorizați ai EXPRESS CHARGE;
• clienților, transportatorilor, șoferilor, depozitelor, terminalelor și altor părți implicate într-o cursă;
• furnizorilor de domeniu, găzduire, e-mail, securitate, suport IT și servicii cloud;
• contabililor, auditorilor, avocaților, consultanților, asigurătorilor și prestatorilor de recuperare a creanțelor;
• autorităților publice, vamale, fiscale, judiciare sau de control, când legea impune acest lucru;
• altor destinatari, când există un temei legal sau instrucțiuni valabile.

Nu vindem datele personale și nu le furnizăm terților pentru publicitate proprie fără un temei juridic corespunzător.

7. Transferuri internaționale

Unii furnizori tehnici pot prelucra date în afara Spațiului Economic European. Atunci când este cazul, transferurile vor fi realizate pe baza unei decizii de adecvare sau a unor garanții recunoscute de legislația aplicabilă, precum clauzele contractuale standard.

8. Cât timp păstrăm datele

• solicitările de ofertă sau parteneriat care nu duc la colaborare: în mod obișnuit, maximum 12 luni de la ultima comunicare;
• ofertele și negocierile care necesită păstrarea unei dovezi comerciale: atât timp cât este necesar scopului și apărării drepturilor;
• datele din contracte, comenzi, facturi și dosare de transport: pe durata relației și ulterior potrivit termenelor legale de arhivare și prescripție;
• reclamațiile, incidentele și litigiile: până la soluționarea definitivă și expirarea perioadelor relevante;
• datele folosite pentru marketing pe baza consimțământului: până la retragerea consimțământului;
• jurnalele tehnice: pentru perioada necesară securității și funcționării serviciilor, conform configurației furnizorilor.

La expirarea perioadei aplicabile, datele sunt șterse, anonimizate sau arhivate conform obligațiilor legale.

9. Drepturile persoanelor vizate

• accesul la datele personale;
• rectificarea datelor inexacte sau completarea lor;
• ștergerea datelor, când sunt îndeplinite condițiile legale;
• restricționarea prelucrării;
• opoziția la prelucrarea bazată pe interes legitim;
• portabilitatea datelor, când este aplicabilă;
• retragerea consimțământului, fără afectarea prelucrării anterioare;
• depunerea unei plângeri la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.

Cererile se trimit la office@expresscharge.ro. Putem solicita informații rezonabile pentru verificarea identității solicitantului.

10. Securitatea datelor

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate, inclusiv controlul accesului, protejarea conturilor, utilizarea conexiunilor securizate, limitarea datelor, verificarea destinatarilor și instruirea persoanelor autorizate. Nicio metodă de transmitere sau stocare electronică nu poate garanta securitatea absolută.

11. Decizii automate și profilare

Nu folosim datele colectate prin aceste formulare pentru decizii exclusiv automatizate care produc efecte juridice sau afectează în mod similar și semnificativ persoanele.

12. Date despre alte persoane

Dacă ne transmiteți datele unui șofer, angajat, reprezentant sau ale altei persoane, trebuie să vă asigurați că transmiterea este legală și că persoana respectivă a fost informată despre comunicarea datelor către EXPRESS CHARGE.

13. Actualizarea politicii

Putem actualiza această politică pentru a reflecta schimbări legislative, tehnice sau operaționale. Versiunea în vigoare și data actualizării vor fi publicate pe această pagină.

1. Who controls your personal data

You may use these details for data-protection questions or to exercise your rights.

2. Who this policy applies to

• people requesting a quotation or information about our services;
• customers’ representatives, employees and contact persons;
• carrier partners, their representatives and operational personnel;
• drivers and loading or delivery contact persons;
• suppliers, partners and website visitors.

Information relating only to a legal entity, such as a company name, VAT number or registered office, is not personal data by itself. It may nevertheless be associated with an individual contact.

3. Personal data we may process

• name, job title and company;
• business email address and telephone number;
• the content of quotation and partnership requests;
• information about services, fleet, routes, cargo, loading and delivery;
• information required to prepare, conclude and perform agreements and individual orders;
• driver, vehicle and location information when necessary for a transport operation;
• billing and payment information linked to representatives or contact persons;
• correspondence, claims, incidents and supporting documents;
• technical information required for website security and operation, such as IP address, browser type and technical logs provided by hosting services.

Please do not submit national identification numbers, identity documents, driving licences, health data or other sensitive information through public forms unless specifically and lawfully requested through a secure channel.

4. Purposes and legal bases

5. How the website forms work

The “Request a quotation” and “Become a partner” forms prepare an email through the mailto: protocol. The website does not automatically send the message and does not intentionally store the form content in its own database.

After the user selects an email application and sends the message, the information reaches an official EXPRESS CHARGE mailbox and is processed to respond, review the request and carry out possible pre-contractual steps.

6. Recipients of personal data

• authorised EXPRESS CHARGE staff and collaborators;
• customers, carriers, drivers, warehouses, terminals and other parties involved in a transport operation;
• domain, hosting, email, security, IT support and cloud providers;
• accountants, auditors, lawyers, advisers, insurers and debt-recovery providers;
• public, customs, tax, judicial or regulatory authorities where required by law;
• other recipients where a lawful basis or valid instruction exists.

We do not sell personal data or provide it to third parties for their own advertising without an appropriate legal basis.

7. International transfers

Some technical providers may process information outside the European Economic Area. Where applicable, transfers will rely on an adequacy decision or safeguards recognised by applicable law, such as standard contractual clauses.

8. Retention periods

• quotation or partnership requests that do not result in cooperation: normally no longer than 12 months after the last communication;
• quotations and negotiations requiring evidence of the commercial exchange: for as long as necessary for the relevant purpose and defence of rights;
• agreements, individual orders, invoices and transport files: during the relationship and afterwards for applicable statutory retention and limitation periods;
• claims, incidents and disputes: until final resolution and expiry of relevant periods;
• marketing data based on consent: until consent is withdrawn;
• technical logs: for the period required for service security and operation, according to provider settings.

When the applicable period expires, information is deleted, anonymised or archived in accordance with legal obligations.

9. Your rights

• access to your personal data;
• correction of inaccurate or incomplete data;
• erasure where the legal conditions are met;
• restriction of processing;
• objection to processing based on legitimate interests;
• data portability where applicable;
• withdrawal of consent without affecting prior lawful processing;
• the right to lodge a complaint with the Romanian National Supervisory Authority for Personal Data Processing.

Requests may be sent to office@expresscharge.ro. We may request reasonable information to confirm the requester’s identity.

10. Data security

We use appropriate technical and organisational measures, including access controls, account protection, secure connections, data minimisation, recipient verification and instructions for authorised persons. No electronic transmission or storage method can guarantee absolute security.

11. Automated decisions and profiling

Information collected through these forms is not used for solely automated decisions producing legal or similarly significant effects on individuals.

12. Personal data about other people

When you provide personal data relating to a driver, employee, representative or another individual, you must ensure that the disclosure is lawful and that the person has been informed that their data will be provided to EXPRESS CHARGE.

13. Changes to this policy

We may update this policy to reflect legal, technical or operational changes. The current version and its update date will be published on this page.